Tikslų ir rodiklių stebėsena

Pradedantis

Mažos organizacijos (o NVO dažnai yra net mikro organizacijos) man vis pasiguodžia, kad yra tokios užimtos, jog visiškai neturi nei kada strategiškai pasiplanuoti savo veiklos, nei kada stebėti rodiklių. Nepykit, bet aš tiesiog nesuprantu – pati taip pat dirbu mikro įmonėje, kuri turi 2 žmonių komandą. Strateginis planavimas iš manęs pareikalauja maždaug 8 valandų per metus, o rodiklių analizė ir aptarimas – iki valandos kas mėnesį. Tiek laiko tikrai turime visi. Tad akivaizdu, kad visgi tai priklauso ne nuo organizacijos pajėgumų ir laiko, o nuo kitų aplinkybių. Praktikoje strateginis planavimas ir vykdymas, monitoringo bei stebėsenos praktikos yra paremtos iš esmės tik vieno žmogaus – organizacijos vadovo – disciplina. Taip pat čia labai svarbu ir patirtis bei vadybinės kompetencijos.

Kalbėdama tiek apie strateginį planavimą (straipsnį rasite ČIA), tiek apie rodiklių nustatymą (straipsnį rasite ČIA), jau minėjau, kad tikslai ir rodikliai yra tik tiek geri, kiek geros akys, kurios į juos žiūri. Net ir patys geriausi tikslai bei rodikliai, padėti į stalčių, naudos tikrai negali duoti. Todėl, perėjus iš planavimo į vykdymo etapą, bus reikalingos šios praktikos ir disciplina jas praktikuoti:

  • Vizualiai atvaizduoti duomenis ir komunikuoti,
  • Analizuoti rodiklius ir teikti bei įgyvendinti pasiūlymus.

Vizualus duomenų atvaizdavimas ir komunikacija apie juos

Esminis duomenų atvaizdavimo principas yra paprastumas. Turi būti labai lengva suvokti duomenis ir reikšmes (ar ataskaitą), metodikose dažnai netgi sakoma: „taip, kad mano močiutė suprastų“. Ir tai nėra vien estetikos dalykas – kuo paprastesnis grafikas ar ataskaita, kuo mažiau, bet reprezentatyvesnių duomenų joje, tuo didesnė tikimybė, kad mes galėsime juos sklandžiai iškomunikuoti (komandai, visuomenei ir pan.) arba patys paanalizuoti ir pasidaryti prasmingų įžvalgų. Kitu atveju, kai visko daug, sudėtingai, duomenys įvairiais pjūviais, mažais skaitmenimis, didelė tikimybė, kad visa tai tiesiog užgrius mus kaip informacinis triukšmas ir mes negalėsime suvokti tikrosios duomenų prasmės ir su jais dirbti.

Sėkmingam duomenų atvaizdavimui ir komunikacijai labai padeda šios praktikos:

  • Šviesoforinis (žalia-geltona-raudona) atvaizdavimas. Žalia – pasiekta, geltona – nedaug pritrūko, raudona – reikšmingas atsilikimas. Tai gali būti excel langelio užspalvinimas arba spalvos rodiklio grafike ar pan. Turbūt nė nereikia sakyti, kad „visada žali rodikliai“ yra rimtas metodinis nesusipratimas, o rodiklių be siektinos reikšmės iš viso neturėtų būti?
  • Švieslentės (dashboard). Dažniausiai jos rodo gana „gyvus“ (neseniai atnaujintus) arba išvis „online“ (čia ir dabar aktualius) duomenis. Tai puikus būdas savo interneto svetainėje komunikuoti su visuomene arba prieš akis nuolat turėti savo komandoje. Tipiškai į švieslentes dedami vos keli, tačiau patys reprezentatyviausi rodikliai.
  • Vieno puslapio (A4) ataskaitos (one page reports). Svarbiausių rodiklių ir įvykių ataskaita, kurios pagrindinis tikslas yra supažindinti, informuoti visuomenę. Šios ataskaitos dažniausiai rengiamos kas ketvirtį ir beveik visada tarnauja kaip viena iš išorinės komunikacijos priemonių. Vieno puslapio dokumentu ar paveikslėliu daug lengviau pasidalinti socialiniuose tinkluose ir nebūtina slėpti savo interneto svetainės užkabariuose. Jos taip pat vis dažniau naudojamos ir komandiniuose aptarimuose organizacijos vidinei komunikacijai.
  • Žodinė komunikacija. Pagrindinė taisyklė: kuo svarbesnis asmuo duomenis pristato, tuo svarbesnė yra pateikiama informacija. Įsivaizduokite, jeigu ketvirtiniame visų organizacijos darbuotojų susitikime rezultatus pristatytų biuro asistentė? Abejoju, ar susilauktų tiek dėmesio, kiek NVO valdybos pirmininko ar vadovo kalba. Lygiai toks pat principas galioja ir išorinei komunikacijai.

Rodiklių analizė ir gerinimas

Vadinu tai tikslų ir rodiklių stebėsena. Nors pavieniais atvejais tai gali būti ir individualios, bet dažniausiai tai – komandinės praktikos (susirinkimuose).  Esminiai patarimai tikslų ir rodiklių stebėsenai:

  • Disciplina, disciplina, disciplina. Tai turi būti ne „kada sugalvojau, tada ir pažiūrėsiu“, bet labai aiški, disciplinuota, įprotį formuojanti praktika. Tarkime, aš pati visada praėjusį mėnesį (tikslus, rodiklius, planą) apžvelgiu pirmą kito mėnesio penktadienio popietę. Mano Outlook‘e netgi rastumėte pasikartojantį kalendoriaus įrašą apie tai.  Žinoma, gyvenime visko atsitinka, kartais tenka ir perkelti, tačiau dažniausiai pavyksta laiku. Didesnėms komandoms primygtinai rekomenduoju susitikti bent vieną kartą kas 1-2 sav. po valandą (minimaliu atveju, labai savarankiškose komandose – bent kartą per mėnesį). Tačiau būna ir tokių organizacijų, komandų, kurios turi ir kasdienius 10-15 minučių aptarimus, o jų metu peržvelgia keletą svarbiausių kasdienių rodiklių. Pati asmeniškai esu didžiulė kasdienės atskaitomybės praktikų entuziastė! Svarbiausia čia – sutarta diena, tas pats laikas, tas pats pakvietimas, t.y. tęstinumas ir nuoseklumas. Būdami nuoseklūs, jūs tarsi įrodote savo komandai, kad tai iš tiesų svarbu.
  • Kiekvieną kartą susitikimo metu rodiklius kuo daugiau turėtų komentuoti, analizuoti darbuotojai, specialistai. Labai palaikau praktiką  tikslus ir rodiklius maksimaliai išsidalinti komandoje, taip išvengsite „jeigu vadovui reikia, tegul vadovas ir matuoja“ efekto. O ką tada veiks vadovas? Moderuos susirinkimą (užduos klausimus, valdys eigą ir atmosferą) ir padės susitarti. Mano akimis, jeigu susirinkimo metu nėra užfiksuojamas nei vienas susitarimas (pasiūlymas ir jo įgyvendinimas), toks susirinkimas buvo nekokybiškas, analizė neįvyko.
  • Rodiklis turi suveikti kaip „raudona vėliavėlė“.Jeigu matau, kad reikšmė „raudona“ arba „geltona“ (t.y. nepasiekta), visų pirma, turime suprasti, kas įvyko, kokios problemos, kokios priežastys tai lėmė. Tuomet reikia atsakyti į klausimą – ar galimas greitas pataisymas? Ir jeigu situacija yra pasikartojanti, sisteminė, kažkuriuo metu turėsime užduoti sau klausimą – kaip galime sistemiškai išspręsti šią problemą. Tai yra, panaikinti jos priežastis ir nuolatinį kartojimąsi. Pavyzdžiui, jeigu norime pagerinti savo paslaugos kokybę, ir pastebime, kad paslaugos gavėjui nusiuntėme laišką ne tuo adresu (laiškas grįžo), tai reaktyviai galime paskambinti, pasitikslinti kontaktus, išsiųsti laišką pakartotinai. Tačiau jeigu tai sisteminė, nuolatinė problema, matyt nebeužteks vien taisyti klaidų, turėsime apgalvoti savo procesus: pateikti klientams kontaktines formas iš anksto, susitikimų metu atnaujinti duomenis, o gal išspręsti duomenų sąsajų problemas registre, sistemoje ir pan. Tik nuolat į rodiklius žiūrint tokiu būdu, jie pradeda dirbti mums, būti tinkami ir naudingi.

Vienuose mokymuose mane prajuokino vieno dalyvio pateiktas pavyzdys. Egipte ūkininkas turėjo ūkį palei upę ir kasdien labai daug dirbo, nes gaudė iš upės išlipančius krokodilus. Buvo labai užsiėmęs, tačiau kiekvieną minutę, kuri tik likdavo nuo pasėlių priežiūros ir krokodilų gaudymo, skirdavo iškasti duobę. Vieną rytą atėjo į ūkį ir mato – krokodilų nebėra. Mat duobė prisikaupė vandens, pakreipė upės vagą ir krokodilai nuplaukė kitur. Tad labai norisi visiems palinkėti pamatyti, kas mūsų veikloje yra šie „krokodilai“ ir vieną dieną susikaupti ir nuspręsti, kaip juos išsiųsti kitur. Jeigu neanalizuosime savo veiklos, o rodikliai yra vienas iš būdų tai atlikti, labai gali būti, kad metai iš metų būsime labai užsiėmę ir neturėsime laiko nei planavimui, nei tikslams, nei pokyčiams, nei rodikliams. Tačiau iš tiesų tiesiog būsime užsiėmę ne tais reikalais. Kitaip sakant, aplinkybės valdys mus, o ne mes – jas.